Si te preguntas cómo aumentar la tasa de respuestas en tus encuestas, has llegado al lugar adecuado. Mejorar esta métrica es clave para obtener datos fiables que te ayuden a tomar decisiones estratégicas sobre tus productos o servicios.
A continuación, exploramos estrategias prácticas para aumentar la tasa de respuestas de tus encuestas y maximizar su efectividad.
¿Qué es una buena tasa de respuestas en encuestas?
Antes de ver cómo aumentar la tasa de respuestas, es fundamental preguntarse: ¿Qué es una buena tasa de respuestas en encuestas? No existe un porcentaje único, ya que depende de factores como el tipo de público, el tema y la relación con el encuestado. Sin embargo, la mayoría de estudios consideran óptima una tasa superior al 30%.
Factores que influyen en la tasa de respuestas
Relación con el encuestado
La relación previa con quien recibe la encuesta influye directamente. Por ejemplo, es más probable que respondan a una encuesta enviada por su equipo favorito que por su operador telefónico. La confianza y el vínculo con tu marca aumentan la tasa de respuestas.
Aspectos controlables
En cambio, existen varios aspectos que sí podemos controlar y que serán el contenido principal de este artículo y que vamos a denominar como “estrategias clave».
Estrategias clave para aumentar la tasa de respuestas
Podemos resumir que estos 4 aspectos son fundamentales en cualquier cuestionario que vayamos a compartir a través de cualquier medio
Claridad y brevedad
Es muy importante utilizar un lenguaje sencillo construyendo un cuestionario con preguntas concisas. Es interesante incluir tipos de preguntas como la escala NPS o las escalas de opinión. Estas ofrecen una información muy valiosa y son de fácil respuesta para el encuestado.
El orden de las preguntas es otro aspecto a tener siempre en cuenta. Las preguntas más importantes deben estar al principio del cuestionario porque esto nos va a permitir usar en nuestro análisis las encuestas con respuestas parciales y no sólo las totales.
Comunica claramente el propósito
Es importante que los participantes entiendan cuál es el propósito de la encuesta y por qué su opinión es importante para ti. Explicar cómo se utilizarán los resultados de la encuesta para mejorar los productos, servicios o políticas puede motivar a los usuarios a compartir sus opiniones.
Según la naturaleza de la encuesta es fundamental explicar cómo se van a tratar las respuestas. Por ejemplo, en encuestas de recursos humanos es importante decir que la información se va a tratar de forma agregada.
Personalización del cuestionario
Se puede personalizar el cuestionario insertando el nombre del destinatario o cualquier campo de contacto que contenga información de la persona. Es decir, segmentando las preguntas basadas en sus intereses o guiando al encuestado por el cuestionario mostrando preguntas únicamente a ciertos usuarios.
Cómo personalicemos el cuestionario, dependerá a su vez de la naturaleza del estudio y del público al que va dirigido. No es lo mismo lanzar un estudio a un público uno más joven o mayor.
Diseño atractivo de la encuesta
Un diseño visualmente atractivo y una interfaz amigable mejoran significativamente la experiencia del usuario e incentivan la participación. Utilizar un diseño que tenga una usabilidad sencilla, adaptada por supuesto a cualquier dispositivo y que esté personalizado con vuestra identidad de marca. Así el encuestado sienta en todo momento que está aportando su opinión en relación con ella. Es un elemento que claramente favorece la participación y por tanto incide en el aumento de la tasa de respuesta.
Puedes incluir preguntas de tipo escala con componente visual, insertar vídeos, audios, configurar el avance automático de la encuesta, personalizar estilos con colores corporativos, etc.
Cómo aumentar la tasa de respuestas compartiendo por email
¿Pero y si compartimos la encuesta a través de email? ¿Hay algo más o algo específico a lo que prestar atención? La respuesta es sí. Trabajar sobre las estrategias del cuestionario y sobre las estrategias específicas de este medio de compartición, hará que los resultados se vean favorecidos.
Vamos a ver uno a uno los aspectos a tener en cuenta a la hora de tratar de aumentar la tasa de respuesta en una encuesta compartida a través de email.
Asunto atractivo y personalizado
Ambos son la carta de presentación de tu invitación a responder la encuesta, por lo tanto es importantísimo prestar atención tanto a uno como a otro.
Con respecto al asunto: tenemos que definir un asunto atractivo y preferiblemente personalizado para cada usuario, por ejemplo con su nombre, tratando de conseguir que capte la atención del encuestado y le lleve a abrir el email.
Con respecto al email de invitación: podemos personalizar el contenido con el nombre del usuario y seguir buenas prácticas, como cuidar los enlaces que contenga o mantener un buen equilibrio entre imagen y texto. Esto no sólo ayuda a motivar la respuesta si no que favorece la entrega.
El contenido del email es el texto desde el que estamos motivando la participación del encuestado. Ha de ser un mensaje corto y atractivo, que aliente al encuestado a acceder a la encuesta y responder. También debe incluir tu logo de marca para que sienta vinculado a ella.
Remitente personalizado
Recibir una invitación de una dirección con el dominio corporativo de la organización o empresa para la que el encuestado va responder la encuesta, no solo aumenta la confianza y motiva su respuesta, sino que favorece el engagement con tu marca.
Momento adecuado de envío
El momento en que se envía la encuesta puede influir significativamente en la tasa de respuesta. Para definir el mejor momento es necesario analizar a nuestra audiencia y ver su comportamiento.
Es importante realizar test sobre el momento óptimo para realizar el envío e ir variando la frecuencia dependiendo de este comportamiento. Así descubriremos qué momentos nos están respondiendo más o menos e ir probando hasta conseguir definir un momento óptimo.
Seguimiento y recordatorios
Es esencial hacer un seguimiento de nuestras encuestas, analizar los informes y ver si hay encuestados que están respondiendo. Si no lo hacen, se han de enviar recordatorios a estos últimos. En estos recordatorios es importante que tengamos en cuenta algunos aspectos. Por ejemplo, debemos enviarlos con modificaciones en el asunto y en la plantilla de email de invitación.
Sin embargo, es igualmente importante no ser invasivo. Hay que limitar el número de recordatorios. Podemos ser más o menos insistentes dependiendo de la naturaleza del estudio. No es lo mismo hacer un estudio de clima laboral a empleados que una encuesta de satisfacción del cliente final. Lo habitual es que se realicen aproximadamente dos recordatorios.
Garantizar el anonimato y la seguridad
Debemos asegurar a los participantes que sus respuestas serán anónimas y que su información personal estará segura. La confianza en la privacidad puede ser un factor decisivo para muchos encuestados al decidir si participar o no.
Este punto dependerá mucho de la naturaleza del estudio, por ejemplo, el anonimato es clave en las encuestas de recursos humanos. Pero hay otro tipo de casos en los que es posible realizar una encuesta anónima y que al final del cuestionario se incluya una pregunta en la que se pidan datos al encuestado. Lo importante en todo caso, es que el encuestado tenga claro en todo momento si se está manteniendo la confidencialidad y que sean ellos los que nos permitan obtener o utilizar sus datos.
Realiza una prueba piloto
Antes de lanzar una encuesta a gran escala, es esencial realizar una prueba preferiblemente interna, a un grupo controlado. Esto permite identificar y corregir problemas técnicos, identificar preguntas que no sean correctas o que hayan podido quedar confusas, al igual que los textos, o detectar cualquier otro fallo antes de lanzar la encuesta final.
Incluye un mensaje de agradecimiento
Incluir este mensaje al final de la encuesta agradeciendo a los encuestados su participación favorece la fidelidad de este con tu marca o con tu empresa y fomenta la participación en futuras encuestas. También te puede servir para incluir una redirección estratégica y llevar al encuestado a otro sitio web que te interese.
Usa incentivos con cautela
El uso de incentivos puede ser una estrategia efectiva para aumentar la participación, siempre y cuando sean apropiados y atractivos para tu audiencia. Los incentivos a incluir pueden variar desde descuentos y ofertas hasta participaciones en sorteos, el envío de las propias respuestas, invitaciones a eventos, códigos promocionales, etc.
Ten siempre en cuenta que los incentivos pueden sesgar, es decir, pueden condicionar las respuestas del encuestado.
Conclusión
Aumentar la tasa de respuestas en tus encuestas requiere combinar un cuestionario claro y atractivo con estrategias de comunicación efectivas. Aunque algunos factores no dependan de ti, muchos otros sí puedes optimizarlos para lograr mejores resultados.
Si tienes cualquier consulta o quieres ampliar información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro formulario o escríbenos a soporte@encuesta.com